Knowledge Base & System Help Center

No documentation found matching that keyword.

Real Estate and Property Management System: Friendly User Manual

Welcome to your property management system! This manual is written completely in plain, everyday English. You do not need to understand complex bookkeeping, accounting rules, or IT jargon to use this software.

Think of this system as your digital filing cabinet and automatic assistant. It remembers details about your buildings, keeps track of who owes you money, files incoming payments, and tracks your customer conversations.

Part 1: System Basics & Getting Around

1. The Main Control Center

When you first log in, you will land on your main view. This screen gives you a quick snapshot of your entire business operations:

  • Total Money Coming In (Receivables): Shows you the total amount of money scheduled to be collected across your properties.
  • Empty Properties (Vacant Units): Displays exactly how many properties are currently empty and ready for new residents or buyers.
  • Pending Tasks: Highlights files, approvals, or payments that need your immediate attention.

2. Security and Logging Out

  • Automatic Protection: For safety, if you leave your computer screen untouched for 30 minutes, the system will log you out automatically to protect your confidential records.
  • Logging Out Safely: When you finish working, always click the Log Out button. This safely closes your digital folder so nobody else using the computer can look at your data.

Part 2: Managing People (Entities)

In this software, anyone you interact with—whether they are a tenant renting a room, a customer buying a property, an outside sales representative, or a property owner—is called an Entity.

1. Registering a Person or Business

To add a new person to your system, go to the registration screen. You can fill out as much or as little information as you have, including:

  • Personal Basics: Full name, prefix (Mr., Mrs., Dr.), date of birth, and what they do for a living.
  • Contact Details: Phone numbers, mobile numbers, WhatsApp numbers, and email addresses.
  • Official ID Records: Passport numbers, country of passport, expiration dates, and residency status.
  • Physical Address: Their current flat number, street, city, state, and country.

Part 3: Tracking Customer Inquiries (Leads)

Before a customer rents or buys a property, they start as an inquiry. The system helps your sales team log these interactions so potential deals are never forgotten.

1. Logging a New Inquiry

When a customer calls or messages you, record their preferences:

  • What they want: Are they looking to buy or rent? What is their target budget?
  • Property Type: Are they looking for an apartment, a retail shop, a villa, a warehouse, or a commercial space?
  • Property Specifics: How many bedrooms do they need? Do they want it unfurnished, partially furnished, or fully furnished? Do they need parking?
  • Background Details: You can jot down text notes about their family setup, their job background, or any special requests they have.

2. Following Up and Upgrading

  • Last Contact: Mark how you last spoke to them (e.g., Phone Call, WhatsApp, physical Meeting, or Email).
  • Upgrading to an Official Customer: If the customer likes a property and is ready to proceed, you can click a single Convert button next to their inquiry. The system will instantly copy their name, phone number, and email over to the permanent contact registry, saving you from typing it all twice!

Part 4: Managing Property Inventory

Your inventory is your list of real estate assets. The system keeps a live log of what is happening with every square foot of your property.

1. Adding a Property Unit

When adding a unit to your records, you enter its specific details:

  • Location: The building name, unit number, floor, neighborhood district, plot number, and city emirate.
  • Size and Features: Square footage, balcony/terrace sizes, number of bedrooms, number of bathrooms, and what view it faces (e.g., Community View, Road Facing, or Park Facing).
  • Utility Connections: You can record whether water, electricity, and sewage meters are registered under the company name or the resident's name.

2. Property Statuses

Every property automatically sits in one of these categories:

  • Available: The property is empty, clean, and ready for a new tenant or buyer.
  • Rented: A legal rental contract is currently active for this unit.
  • Booked / Sold: A buyer has claimed or fully purchased the property.

Part 5: Rental Contracts (Leasing Operations)

Once an available property is matched with a tenant, you create a digital Tenancy Contract.

1. Creating a Rental Agreement

  1. Select the Property and Tenant: Choose the property number from the dropdown list. Next, choose the tenant's name from your registered clients. The system automatically fills in all the location details, plot numbers, and building names for you!
  2. Dates: Enter the date the tenant moves in. The system will automatically compute the end date exactly one year minus one day into the future.
  3. Financial Terms: Type in the total annual rent amount and any safety security deposit you are holding.
  4. Payment Plan: Select how often they will pay (e.g., Monthly, Quarterly, or Once a Year) and specify how many physical post-dated checks they have handed over to you (e.g., 1 check, 4 checks, or 12 checks).

2. What the Assistant Does Automatically

When you click Activate Contract:

  • The property status instantly flips from Available to Rented so nobody else accidentally rents it out.
  • The system takes your total rent, divides it by the number of checks, and generates a neat Payment Schedule with specific payment due dates spaced evenly throughout the year.

3. Reviewing Contracts

In your contract overview list, you can search or filter through your active contracts. Every agreement shows a colored badge indicating if it is Active, Expired, or Terminated (ended early). You can click the view icon to look at details, edit updates, or print termination sheets if a tenant decides to leave.

Part 6: Property Sales & Installment Plans

If your company sells real estate instead of renting it, the software manages the payment milestones from the initial down payment to the final handover.

1. Logging a Sale Booking

When a buyer purchases a property, you enter the total agreed selling price, the booking date, and the expected handover date.

2. Payment Milestones

Because buying a home is expensive, payments are usually split into smaller chunks (installments) based on time or construction milestones (e.g., "10% Down Payment", "20% Upon Foundation Completion", "70% On Handover"). The system records every milestone, how much is owed, and whether it has been Paid or is still Pending.

Part 7: Money and Receipts (Vouchers)

This is the financial filing cabinet of your software. Even if you don't know accounting, the system guides you so your records remain perfectly organized.

Whenever money moves or is promised, the system records it using three simple kinds of documents (Vouchers):

  1. Receipt Voucher: Proof that money was received into your cash drawer or bank account from a tenant or buyer.
  2. Payment Voucher: Records money that left your business to pay for expenses, maintenance, or refunds.
  3. Journal Voucher: Used to correct errors or log internal adjustments.

1. Recording a Received Installment Payment

  1. Open the installment payment screen for that customer. The system will instantly fill in the customer's name, the payment description, and the exact money amount owed.
  2. All you have to do is choose which bank account or cash box received the money from the dropdown list.
  3. Type in the transaction or check reference number for your records and select the payment date.
  4. Click Confirm Receipt. The software will instantly record the incoming money to your balance sheets and automatically flip that specific installment milestone to Paid.

2. Safekeeping Post-Dated Checks (The Vault)

Tenants often give you multiple checks dated for the future. The system has a digital "Vault" to track them:

  • The Check List: Displays all checks currently in your possession, showing the bank name, check number, amount, and the date it can be cashed.
  • Depositing and Clearing: When a check's date arrives, you can mark its live status. If the bank successfully processes it, mark it as Cleared. If it bounces due to insufficient funds, mark it as Bounced so you know to contact the tenant immediately to request a replacement payment.

Part 8: Utility Bills & Invoices

1. Logging External Bills

When utility providers send you bills for a specific property unit, enter the details: what type of bill it is (e.g., electricity, water, cooling, gas), the service period, the reference code, and the amount owed.

2. Generating Tenant Invoices

If a tenant is responsible for paying these utility bills, the system features an automated invoicing helper:

  • Automatic Math: It takes the core bill amount and adds the standard 5% tax automatically.
  • Unpaid Balances (Arrears): The assistant searches through its records to see if the tenant forgot to pay any previous utility bills. If it finds any, it sums up the old balances and adds them to a line called Previous Unpaid Balance.
  • The Grand Total: It prints out a clean, itemized invoice showing the new bill, the added tax, any old debts, and a single, final Grand Total that the tenant needs to pay.

Part 9: Generating Reports

1. Checking Property Status Reports

If you want to know what properties are vacant or who is currently living where, open the property status dashboard.

  • Side-Filters: Use the left-hand panel to clean up your view. You can show only empty units, only rented units, or look up units belonging to a specific landlord or building owner.
  • Customizing Columns: If you want a simplified printout, you can uncheck boxes to hide or show columns like Owner Names, Tenant Info, or Rent Values.
  • Exporting Data: The system includes a master reporting hub where you can filter any table and download it immediately to your computer as an Excel document, a text file, or print it directly onto paper.

Part 10: Understanding Your Financial Books (Chart of Accounts)

Think of the Chart of Accounts as a large, organized cabinet containing separate labeled folders. Every time money moves in your business, the system needs to record where it came from and where it went. These labeled folders are called Accounts.

To keep everything clean, your cabinet uses Five Main Master Folders:

  1. Assets: Everything your business owns (such as cash in the office safe, money in your bank accounts, or properties you own).
  2. Liabilities: Money that your business owes to others (such as unpaid loans or security deposits you must give back to tenants later).
  3. Equity: The value belonging to the company owners or shareholders.
  4. Revenue: All the money you earn (such as rent collected or sales made).
  5. Expense: Money spent to run the business (such as maintenance repairs, office rent, or utility bills).

The Sub-Folder Levels

Instead of throwing all papers into one folder, the system uses levels to keep them neat:

  • Level 1 (The Main Category): "Assets"
  • Level 2 (The Sub-Category): "Bank Accounts"
  • Level 3 (The Specific Target): "HBL Bank - Account #12345"

When you record a payment, you always choose a specific Level 3 folder so you know exactly which bank account or cash box the money touched.

Part 11: Connecting People to Your Accounts (Linking Entities)

When you register a person in your system—like a Tenant or a Property Owner—they are stored in your contact registry. However, the system also needs to know how to track their money balance.

To handle this smoothly, the software links each person to a specific folder in your financial cabinet:

  • For Property Owners: When you manage or sell properties for an owner, the system links them to a folder in your cabinet. Whenever you collect money on their behalf, it automatically tracks how much money your business is holding for that specific owner.
  • For Tenants: When a tenant moves in, they are connected to a ledger account. This ensures that if a tenant pays you less than their monthly rent, the system instantly logs a note in their specific file showing exactly how much debt they still owe.

Part 12: Connecting Properties to Your Revenue (Linking Inventory)

Every property unit in your inventory is also linked to your financial cabinet. This is incredibly important because it tells the system exactly where your earnings should be recorded.

  • The Revenue Link: Every property profile has a setting called the Earnings Folder (Revenue Account).
  • How it Works: Let's say you own Unit 101 and Unit 102. You can link Unit 101 to an earnings folder named "Rental Income - Building A" and Unit 102 to "Rental Income - Building B".
  • Automated Bookkeeping: When a tenant pays rent for Unit 101, you don't have to manually figure out which earnings file to update. The system automatically reads the hidden link on that property, opens the correct folder, and logs the profit under Building A.

Part 13: How Everything Ties Together in Daily Operations

Because the system links your properties, your clients, and your financial accounts together behind the scenes, your daily paperwork is automated.

Here is what happens in the background during a standard transaction:

  1. The Trigger: A customer buys a property unit.
  2. The System Reads the Connections: The software instantly looks at the property profile to find its linked Earnings Folder. It also looks up the customer's profile.
  3. The Automatic Recording: When you type in the installment amount and select your bank from the dropdown menu, the system updates three places at once:
    • It updates your Bank Asset Folder, showing your cash balance went up.
    • It updates the property's Revenue Folder, showing your company made a profit.
    • It updates the buyer's Installment Schedule, marking that specific payment deadline as completed.

ریل اسٹیٹ اور پراپرٹی مینجمنٹ سسٹم: آسان گائیڈ (صارفین کے لیے دستی کتاب)

آپ کے پراپرٹی مینجمنٹ سسٹم میں خوش آمدید! یہ گائیڈ مکمل طور پر عام اور سادہ اردو میں لکھی گئی ہے۔ اس سافٹ ویئر کو استعمال کرنے کے لیے آپ کو اکاؤنٹنگ کے پیچیدہ اصولوں یا آئی ٹی (IT) کی مشکل زبان کو سمجھنے کی بالکل ضرورت نہیں ہے۔

اس سسٹم کو اپنے دفتر کی ایک ڈیجیٹل الماری اور خودکار مددگار (اسسٹنٹ) سمجھیں۔ یہ آپ کی عمارتوں کی تفصیلات یاد رکھتا ہے، یہ حساب رکھتا ہے کہ کس نے کتنے پیسے دینے ہیں، آنے والی ادائیگیوں کو فائل کرتا ہے، اور آپ کے گاہکوں کے ساتھ ہونے والی بات چیت کا ریکارڈ رکھتا ہے۔

حصہ 1: سسٹم کی بنیادی باتیں اور استعمال کا طریقہ

1. مرکزی کنٹرول سینٹر (مین ڈیش بورڈ)

جب آپ پہلی بار لاگ ان کریں گے، تو آپ مین اسکرین پر آئیں گے۔ یہ اسکرین آپ کو آپ کے پورے کاروبار کی موجودہ صورتحال ایک نظر میں دکھاتی ہے:

  • کل آنے والی رقم (Receivables): یہ آپ کو وہ کل رقم دکھاتا ہے جو آپ نے اپنی مختلف پراپرٹیز سے وصول کرنی ہے۔
  • خالی پراپرٹیز (Vacant Units): یہ بالکل واضح طور پر دکھاتا ہے کہ اس وقت کتنے فلیٹ یا دکانیں خالی ہیں اور نئے کرائے داروں یا خریداروں کے لیے تیار ہیں۔
  • باقی ماندہ کام (Pending Tasks): یہ ان فائلوں، منظوریوں، یا ادائیگیوں کو نمایاں کرتا ہے جن پر آپ کو فوری توجہ دینے کی ضرورت ہے۔

2. سیکیورٹی اور لاگ آؤٹ کرنا

  • خودکار تحفظ: حفاظت کے لیے، اگر آپ 30 منٹ تک کمپیوٹر کی اسکرین کو ہاتھ نہیں لگائیں گے، تو سسٹم آپ کے خفیہ ریکارڈ کو محفوظ رکھنے کے لیے خود بخود لاگ آؤٹ ہو جائے گا۔
  • محفوظ طریقے سے لاگ آؤٹ کرنا: جب آپ اپنا کام ختم کر لیں، تو ہمیشہ Log Out کے بٹن پر کلک کریں۔ یہ آپ کے ڈیجیٹل فولڈر کو محفوظ طریقے سے بند کر دیتا ہے تاکہ کمپیوٹر استعمال کرنے والا کوئی دوسرا شخص آپ کا ڈیٹا نہ دیکھ سکے۔

حصہ 2: لوگوں کے ریکارڈ کا انتظام (Entities)

اس سافٹ ویئر میں، ہر وہ شخص یا کمپنی جس کے ساتھ آپ لین دین کرتے ہیں—خواہ وہ کمرہ کرائے پر لینے والا کرائے دار ہو، پراپرٹی خریدنے والا گاہک ہو، باہر کا سیلز ایجنٹ ہو، یا پراپرٹی کا اصل مالک ہو—اسے اینٹیٹی (Entity) کہا جاتا ہے۔

1. کسی شخص یا کاروبار کو رجسٹر کرنا

سسٹم میں کسی نئے شخص کو شامل کرنے کے لیے رجسٹریشن اسکرین پر جائیں۔ آپ کے پاس جتنی معلومات دستیاب ہوں، آپ درج کر سکتے ہیں، بشمول:

  • بنیادی ذاتی معلومات: پورا نام، لقب (محترم، محترمہ، ڈاکٹر)، تاریخ پیدائش، اور ان کا پیشہ۔
  • رابطے کی تفصیلات: فون نمبر، موبائل نمبر، واٹس ایپ نمبر، اور ای میل ایڈریس۔
  • سرکاری شناختی ریکارڈ: پاسپورٹ نمبر، پاسپورٹ کا ملک، ختم ہونے کی تاریخ (Expiry)، اور رہائشی حیثیت۔
  • رائشی پتہ: ان کا موجودہ فلیٹ نمبر، گلی، شہر، صوبہ اور ملک۔

حصہ 3: گاہکوں کی پوچھ گچھ کا ریکارڈ رکھنا (Leads)

کوئی بھی گاہک پراپرٹی کرائے پر لینے یا خریدنے سے پہلے معلومات لیتا ہے۔ یہ سسٹم آپ کی سیلز ٹیم کی مدد کرتا ہے تاکہ وہ ان معلومات کو محفوظ رکھ سکیں اور کوئی بھی اچھا سودا ہاتھ سے نہ نکلے۔

1. نئی پوچھ گچھ (انکوائری) درج کرنا

جب کوئی گاہک آپ کو کال یا میسج کرے، تو ان کی پسند اور ضرورت کو ریکارڈ کریں:

  • وہ کیا چاہتے ہیں: کیا وہ خریدنا چاہتے ہیں یا کرائے پر لینا چاہتے ہیں؟ ان کا بجٹ کتنا ہے؟
  • پراپرٹی کی قسم: کیا وہ اپارٹمنٹ، دکان، ولا، گودام، یا تجارتی جگہ تلاش کر رہے ہیں؟
  • پراپرٹی کی تفصیلات: انہیں کتنے بیڈ رومز کی ضرورت ہے؟ کیا انہیں بغیر فرنیچر، کچھ فرنیچر کے ساتھ، یا مکمل فرنیچر والا گھر چاہیے؟ کیا انہیں پارکنگ کی ضرورت ہے؟
  • اضافی معلومات: آپ ان کے خاندان، نوکری، یا کسی بھی خاص فرمائش کے بارے میں تحریری نوٹس لکھ سکتے ہیں۔

2. بات چیت کو آگے بڑھانا اور کسٹمر بنانا

  • آخری رابطہ: یہ نشان زد کریں کہ آپ نے آخری بار ان سے کیسے بات کی تھی (جیسے فون کال، واٹس ایپ، ذاتی ملاقات، یا ای میل)۔
  • سرکاری کسٹمر میں تبدیل کرنا: اگر گاہک کو پراپرٹی پسند آ جائے اور وہ سودا کرنے کے لیے تیار ہو، تو آپ ان کی انکوائری کے ساتھ موجود Convert کے بٹن پر کلک کر سکتے ہیں۔ سسٹم فوری طور پر ان کا نام, فون نمبر اور ای میل مستقل کسٹمر لسٹ میں کاپی کر دے گا، جس سے آپ کا وقت بچے گا اور دوبارہ ٹائپ نہیں کرنا پڑے گا!

حصہ 4: پراپرٹی کے اسٹاک کا انتظام (Inventory)

پراپرٹی انوینٹری آپ کی جائیدادوں کی فہرست ہے۔ سسٹم لائیو ریکارڈ رکھتا ہے کہ آپ کی پراپرٹی کے ہر حصے کے ساتھ اس وقت کیا صورتحال ہے۔

1. نئی پراپرٹی یا فلیٹ شامل کرنا

جب آپ سسٹم میں کوئی نیا فلیٹ یا دکان شامل کرتے ہیں، تو آپ اس کی مخصوص تفصیلات لکھتے ہیں:

  • مقام (لوکیشن): عمارت کا نام، فلیٹ/یونٹ نمبر، منزل (فلور)، علاقہ، پلاٹ نمبر، اور شہر۔
  • سائز اور خصوصیات: اسکوائر فٹ (رقبہ)، بالکونی کا سائز، بیڈ رومز کی تعداد، باتھ رومز کی تعداد، اور سامنے کا نظارہ (جیسے پارک کا رخ، سڑک کا رخ وغیرہ)۔
  • بجلی اور پانی کے کنکشن: آپ ریکارڈ کر سکتے ہیں کہ پانی، بجلی اور گیس کے میٹر کمپنی کے نام پر رجسٹرڈ ہیں یا رہنے والے کرائے دار کے نام پر۔

2. پراپرٹی کی موجودہ حالت (Status)

  • دستیاب (Available): پراپرٹی خالی، صاف اور نئے کرائے دار یا خریدار کے لیے بالکل تیار ہے۔
  • کرائے پر دی گئی (Rented): اس فلیٹ یا دکان کا قانونی کرایہ نامہ اس وقت چل رہا ہے۔
  • بک یا فروخت شدہ (Booked / Sold): کسی خریدار نے اس پراپرٹی کو اپنے نام بک کر لیا ہے یا مکمل خرید لیا ہے۔

حصہ 5: کرایہ داری کے معاہدے (Rental Contracts)

جب کسی خالی پراپرٹی کا کرائے دار کے ساتھ سودا پکا ہو جاتا ہے، تو آپ سسٹم میں ایک ڈیجیٹل کرایہ نامہ (Tenancy Contract) بناتے ہیں۔

1. کرائے کا معاہدہ بنانا

  1. پراپرٹی اور کرائے دار کا انتخاب کریں: لسٹ سے پراپرٹی کا نمبر منتخب کریں۔ اس کے بعد، اپنے رجسٹرڈ گاہکوں میں سے کرائے دار کا نام منتخب کریں۔ سسٹم عمارت کا نام، پلاٹ نمبر اور لوکیشن خود بخود آپ کے لیے بھر دے گا!
  2. تاریخیں: وہ تاریخ درج کریں جب کرائے دار شفٹ ہو رہا ہے۔ سسٹم خود بخود مستقبل کی آخری تاریخ (ٹھیک ایک سال میں سے ایک دن کم) کا حساب لگا لے گا۔
  3. مالی شرائط: کل سالانہ کرائے کی رقم اور لی گئی سیکیورٹی ڈپازٹ (ضمانت) کی رقم ٹائپ کریں۔
  4. ادائیگی کا طریقہ: منتخب کریں کہ وہ کتنے عرصے بعد کرایہ دیں گے (جیسے ہر مہینے، ہر تین مہینے بعد، یا سال میں ایک بار) اور یہ بتائیں کہ انہوں نے آپ کو کتنے چیک دیے ہیں (جیسے 1 چیک، 4 چیک، یا 12 چیک)۔

2. سسٹم خود بخود کیا کرتا ہے؟

جب آپ Activate Contract پر کلک کرتے ہیں:

  • پراپرٹی کی حالت فوری طور پر Available سے بدل کر Rented ہو جاتی ہے تاکہ غلطی سے بھی کوئی دوسرا شخص اسے دوبارہ کرائے پر نہ دے سکے۔
  • سستم آپ کے کل کرائے کو چیکوں کی تعداد پر تقسیم کرتا ہے اور پورے سال کی تاریخوں کے حساب سے ایک صاف ستھرا ادائیگیوں کا شیڈول (Payment Schedule) بنا دیتا ہے۔

3. معاہدوں کی جانچ پڑتال

آپ اپنے فعال معاہدوں کی فہرست دیکھ سکتے ہیں اور ان میں تلاش کر سکتے ہیں۔ ہر معاہدے کے ساتھ ایک رنگین نشان ہوتا ہے جو بتاتا ہے کہ وہ فعال (Active) ہے، ختم شدہ (Expired) ہے، یا وقت سے پہلے بند (Terminated) کر دیا گیا ہے۔ آپ تفصیلات دیکھنے، تبدیلی کرنے یا کرائے دار کے جانے کی صورت میں فارم پرنٹ کرنے کے لیے ویو (View) آئیکن پر کلک کر سکتے ہیں۔

حصہ 6: پراپرٹی کی فروخت اور اقساط کا پلان (Sales & Installments)

اگر آپ کی کمپنی پراپرٹی کرائے پر دینے کے بجائے بیچتی ہے، تو یہ سافٹ ویئر پہلی بکنگ رقم (ڈاؤن پیمنٹ) سے لے کر چابی حوالے کرنے تک کی تمام اقساط کا انتظام کرتا ہے۔

1. سیلز بکنگ درج کرنا

جب کوئی خریدار پراپرٹی خریدتا ہے، تو آپ کل طے شدہ قیمت، بکنگ کی تاریخ، اور چابی حوالے کرنے کی متوقع تاریخ درج کرتے ہیں۔

2. اقساط کے مراحل (Milestones)

چونکہ گھر خریدنا مہنگا ہوتا ہے، اس لیے ادائیگیوں کو وقت یا تعمیراتی کام کے حساب سے چھوٹے حصوں (اقساط) میں تقسیم کیا جاتا ہے (جیسے "10% بکنگ پر"، "20% بنیادیں بننے پر"، "70% قبضہ ملنے پر")۔ سسٹم ہر قسط کا ریکارڈ رکھتا ہے کہ کتنے پیسے واجب الادا ہیں اور وہ Paid (ادا شدہ) ہیں یا ابھی Pending (باقی) ہیں۔

حصہ 7: پیسے کا حساب کتاب اور رسیڈیں (Vouchers)

یہ آپ کے سافٹ ویئر کی مالیاتی الماری ہے۔ اگر آپ اکاؤنٹنگ نہیں بھی جانتے، تب بھی سسٹم آپ کی رہنمائی کرتا ہے تاکہ آپ کا ریکارڈ بالکل درست رہے۔

جب بھی رقم آتی ہے، جاتی ہے یا اس کا وعدہ کیا جاتا ہے، سسٹم اسے تین سادہ قسم کے کاغذات (واؤچرز) کے ذریعے ریکارڈ کرتا ہے:

  1. وصولی کا واؤچر (Receipt Voucher): اس بات کا ثبوت کہ کرائے دار یا خریدار سے رقم آپ کے کیش بکس یا بینک اکاؤنٹ میں آئی ہے۔
  2. ادائیگی کا واؤچر (Payment Voucher): یہ ان پیسوں کا ریکارڈ رکھتا ہے جو آپ کے کاروبار سے اخراجات، مرمت یا ریفنڈ کے لیے باہر گئے ہیں۔
  3. جرنل واؤچر (Journal Voucher): یہ غلطیوں کو درست کرنے یا اندرونی حساب کتاب کو ایڈجسٹ کرنے کے لیے استعمال ہوتا ہے۔

1. قسط کی وصولی کا اندراج کرنا

  1. اس کسٹمر کی قسطوں والی اسکرین کھولیں۔ سسٹم گاہک کا نام، ادائیگی کی تفصیل اور واجب الادا رقم خود بخود بھر دے گا۔
  2. آپ کو صرف لسٹ سے یہ چننا ہے کہ پیسے کس بینک اکاؤنٹ یا کیش باکس میں موصول ہوئے ہیں۔
  3. اپنے ریکارڈ کے لیے چیک نمبر یا ٹرانزیکشن نمبر لکھیں اور تاریخ منتخب کریں۔
  4. Confirm Receipt پر کلک کریں۔ سافٹ ویئر فوری طور پر اس رقم کو آپ کے کھاتے میں شامل کر دے گا اور اس مخصوص قسط کو خود بخود Paid مارک کر دے گا۔

2. مستقبل کی تاریخ کے چیک سنبھالنا (The Vault)

کرائے دار اکثر آگے کی تاریخوں کے کئی چیک پہلے ہی دے دیتے ہیں۔ سسٹم کے پاس ان کو ٹریک کرنے کے لیے ایک ڈیجیٹل "تجور" (Vault) ہے:

  • چیک کی لسٹ: یہ آپ کے پاس موجود تمام چیک دکھاتی ہے، جس میں بینک کا نام، چیک نمبر، رقم اور وہ تاریخ شامل ہوتی ہے جب اسے کیش کروایا جا سکتا ہے۔
  • بینک میں جمع کرنا اور کلیئر ہونا: جب چیک کی تاریخ آ جائے، تو آپ اس کی حالت بدل سکتے ہیں۔ اگر بینک اسے پاس کر دے، تو اسے Cleared مارک کریں۔ اگر کھاتے میں پیسے نہ ہونے کی وجہ سے چیک واپس آ جائے، تو اسے Bounced مارک کریں تاکہ آپ کو معلوم ہو کہ کرائے دار سے فوری رابطہ کرنا ہے۔

حصہ 8: بجلی، پانی کے بل اور انوائسز

1. باہر سے آنے والے بل درج کرنا

جب سرکاری یا نجی ادارے کسی پراپرٹی کا بل بھیجیں، تو اس کی تفصیلات لکھیں: بل کی قسم (بجلی، پانی، گیس وغیرہ)، بل کا مہینہ، حوالہ نمبر اور کل رقم。

2. کرائے دار کے لیے بل کا انوائس بنانا

اگر یہ بل کرائے دار نے ادا کرنا ہے، تو سسٹم میں بل بنانے کا ایک خودکار مددگار موجود ہے:

  • خودکار حساب کتاب: یہ اصل بل کی رقم لیتا ہے اور اس پر 5% ٹیکس خود بخود جوڑ دیتا ہے۔
  • پچھلے بقایاجات (Arrears): یہ اسسٹنٹ ریکارڈ میں چیک کرتا ہے کہ کیا کرائے دار پچھلا کوئی بل دینا تو نہیں بھول گیا۔ اگر کوئی پرانا بل باقی ہو، تو یہ اسے جمع کر کے "Previous Unpaid Balance" (پچھلا غیر ادا شدہ بیلنس) کی لائن میں شامل کر دیتا ہے۔
  • کل رقم (Grand Total): یہ ایک صاف ستھرا انوائس پرنٹ کرتا ہے جس میں نیا بل، ٹیکس، اور پرانا ادھار سب کچھ جمع کر کے ایک فائنل Grand Total دکھایا جاتا ہے جو کرائے دار نے ادا کرنا ہوتا ہے۔

حصہ 9: رپورٹیں بنانا (Reports)

1. پراپرٹی کی حالت کی رپورٹ چیک کرنا

اگر آپ جاننا چاہتے ہیں کہ کون سی پراپرٹیز خالی ہیں یا اس وقت کون کہاں رہ رہا ہے، تو پراپرٹی اسٹیٹس ڈیش بورڈ کھولیں۔

  • سائیڈ فلٹرز: اپنی اسکرین کو صاف اور مخصوص کرنے کے لیے بائیں طرف کا پینل استعمال کریں۔ آپ صرف خالی فلیٹ، صرف کرائے پر دیے گئے فلیٹ، یا کسی خاص مالک مکان کی جائیدادیں دیکھنے کا انتخاب کر سکتے ہیں۔
  • کالمز کو اپنی مرضی کے مطابق بنانا: اگر آپ ایک سادہ پرنٹ آؤٹ چاہتے ہیں، تو آپ خانوں کو ان چک (Uncheck) کر کے مالکان کے نام، کرائے دار کی معلومات یا کرائے کی رقم جیسے کالمز کو چھپا یا دکھا سکتے ہیں۔
  • ڈیٹا کمپیوٹر میں ڈاؤن لوڈ کرنا: سسٹم میں ایک مین رپورٹنگ ہب شامل ہے جہاں سے آپ کسی بھی ٹیبل کو فلٹر کر کے فوری طور پر ایکسل (Excel) فائل، ٹیکسٹ فائل کی صورت میں اپنے کمپیوٹر میں ڈاؤن لوڈ کر سکتے ہیں یا براہ راست کاغذ پر پرنٹ کر سکتے ہیں۔

حصہ 10: مالیاتی کھاتوں کو سمجھنا (Chart of Accounts)

چارٹ آف اکاؤنٹس (Chart of Accounts) کو ایک بڑی الماری سمجھیں جس میں الگ الگ لیبل لگے ہوئے فولڈرز ہیں۔ جب بھی آپ کے کاروبار میں پیسہ آتا یا جاتا ہے، سسٹم کو یہ ریکارڈ کرنے کی ضرورت ہوتی ہے کہ وہ کہاں سے آیا اور کہاں گیا اور ان فولڈرز کو اکاؤنٹس (Accounts) کہا جاتا ہے۔

ہر چیز کو صاف ستھرا رکھنے کے لیے، آپ کی الماری میں پانچ بڑے مین فولڈرز استعمال ہوتے ہیں:

  1. اثاثے (Assets): ہر وہ چیز جو آپ کے کاروبار کی ملکیت ہے (جیسے آفس کے سیف میں موجود نقد رقم، آپ کے بینک اکاؤنٹس میں موجود پیسے، یا وہ پراپرٹیز جو آپ کی ملکیت ہیں)۔
  2. واجبات (Liabilities): وہ رقم جو آپ کے کاروبار نے دوسروں کو دینی ہے (جیسے غیر ادا شدہ قرضے یا سیکیورٹی ڈپازٹ جو آپ نے بعد میں کرائے داروں کو واپس کرنی ہوتی ہے)۔
  3. سرمایہ (Equity): وہ قدر یا رقم جو کمپنی کے مالکان یا شیئر ہولڈرز کی ہے۔
  4. آمدنی (Revenue): وہ تمام پیسے جو آپ کماتے ہیں (جیسے جمع کیا گیا کرایہ یا کی گئی فروخت)۔
  5. اخراجات (Expense): کاروبار چلانے کے لیے خرچ ہونے والے پیسے (جیسے مرمت کے کام، دفتر کا کرایہ، یا بجلی کے بل)۔

ذیلی فولڈرز کے لیولز (Sub-Folders)

تمام کاغذات کو ایک ہی فولڈر میں پھینکنے کے بجائے، سسٹم انہیں صاف رکھنے کے لیے لیولز کا استعمال کرتا ہے:

  • لیول 1 (بڑی کیٹیگری): "اثاثے (Assets)"
  • لیول 2 (ذیلی کیٹیگری): "بینک اکاؤنٹس"
  • لیول 3 (مخصوص ٹارگٹ): "ایچ بی ایل بینک - اکاؤنٹ نمبر 12345"

جب آپ کوئی ادائیگی ریکارڈ کرتے ہیں، تو آپ ہمیشہ ایک مخصوص لیول 3 کا فولڈر منتخب کرتے ہیں تاکہ آپ کو بالکل پتہ ہو کہ پیسہ کس بینک اکاؤنٹ یا کیش باکس میں گیا ہے۔

حصہ 11: لوگوں کو اپنے اکاؤنٹس سے جوڑنا (Linking Entities)

جب آپ اپنے سسٹم میں کسی شخص کو رجسٹر کرتے ہیں—جیسے کوئی کرائے دار یا پراپرٹی کا مالک—تو وہ آپ کی رابطہ فہرست میں محفوظ ہو جائیں گے۔ لیکن سسٹم کو یہ بھی جاننے کی ضرورت ہوتی ہے کہ ان کے پیسوں کا حساب کیسے رکھنا ہے۔

اس کام کو آسانی سے کرنے کے لیے، سافٹ ویئر ہر شخص کو آپ کی مالیاتی الماری کے ایک مخصوص فولڈر سے جوڑ دیتا ہے:

  • پراپرٹی کے مالکان کے لیے: جب آپ کسی مالک کے لیے پراپرٹیز کا انتظام کرتے یا بیچتے ہیں، تو سسٹم انہیں الماری میں ایک فولڈر سے لنک کر دیتا ہے۔ جب بھی آپ ان کی طرف سے رقم جمع کرتے ہیں، یہ خود بخود ٹریک کرتا ہے کہ آپ کا کاروبار اس مخصوص مالک کے کتنے پیسے سنبھال کر بیٹھا ہے۔
  • کرائے داروں کے لیے: جب کوئی کرائے دار شفٹ ہوتا ہے، تو وہ ایک لیجر اکاؤنٹ سے منسلک ہو جاتا ہے۔ اس سے یہ یقینی ہوتا ہے کہ اگر کوئی کرائے دار آپ کو ماہانہ کرائے سے کم پیسے دیتا ہے، تو سسٹم فوری طور پر ان کی مخصوص فائل میں ایک نوٹ لکھ دیتا ہے جو بالکل دکھاتا ہے کہ ان پر کتنا ادھار باقی ہے۔

حصہ 12: پراپرٹیز کو اپنی آمدنی سے جوڑنا (Linking Inventory)

آپ کی انوینٹری میں موجود ہر پراپرٹی یونٹ آپ کی مالیاتی الماری سے بھی منسلک ہوتا ہے۔ یہ انتہائی اہم ہے کیونکہ یہ سسٹم کو بالکل صحیح بتاتا ہے کہ آپ کی کمائی کہاں ریکارڈ ہونی چاہیے۔

  • آمدنی کا لنک: ہر پراپرٹی پروفائل میں ایک سیٹنگ ہوتی ہے جسے کمائی کا فولڈر (Revenue Account) کہا جاتا ہے۔
  • یہ کیسے کام کرتا ہے: فرض کریں آپ فلیٹ 101 اور فلیٹ 102 کے مالک ہیں۔ آپ فلیٹ 101 کو ایک کمائی کے فولڈر سے جوڑ سکتے ہیں جس کا نام "کرایہ آمدنی - بلڈنگ اے" ہو اور فلیٹ 102 کو "کرایہ آمدنی - بلڈنگ بی" سے جوڑ سکتے ہیں۔
  • خودکار بک کیپنگ: جب کوئی کرائے دار فلیٹ 101 کا کرایہ ادا کرتا ہے، تو آپ کو دستی طور پر یہ سوچنے کی ضرورت نہیں ہوتی کہ کس فولڈر کو اپ ڈیٹ کرنا ہے۔ سسٹم خود بخود اس پراپرٹی پر موجود پوشیدہ لنک کو پڑھتا ہے، صحیح فولڈر کھولتا ہے، اور منافع کو بلڈنگ اے کے تحت درج کر دیتا ہے۔

حصہ 13: روزمرہ کے کاموں میں سب کچھ آپس میں کیسے جڑتا ہے؟

چونکہ سسٹم پردے کے پیچھے آپ کی پراپرٹیز، آپ کے گاہکوں اور آپ کے مالیاتی اکاؤنٹس کو آپس میں جوڑتا ہے، اس لیے آپ کا روزمرہ کا کاغذی کام خود بخود ہو جاتا ہے۔

یہاں وہ تفصیل ہے کہ ایک عام لین دین کے دوران بیک گراؤنڈ میں کیا ہوتا ہے:

  1. شروعات: ایک گاہک پراپرٹی یونٹ خریدتا ہے۔
  2. سسٹم لنکس کو پڑھتا ہے: سافٹ ویئر فوری طور پر پراپرٹی پروفائل کو دیکھتا ہے تاکہ اس کا منسلک کمائی کا فولڈر تلاش کر سکے۔ یہ کسٹمر کا پروفائل بھی چیک کرتا ہے۔
  3. خودکار ریکارڈنگ: جب آپ قسط کی رقم ٹائپ کرتے ہیں اور لسٹ سے اپنا بینک منتخب کرتے ہیں، تو سسٹم ایک ہی وقت میں تین جگہوں کو اپ ڈیٹ کرتا ہے:
    • یہ آپ کے بینک ایسٹ (اثاثے) فولڈر کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ کا کیش بیلنس بڑھ گیا ہے۔
    • یہ پراپرٹی کے آمدنی کے فولڈر کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، جس سے ظاہر ہوتا ہے کہ آپ کی کمپنی نے منافع کمایا ہے۔
    • یہ خریدار کے اقساط کے شیڈول کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، جس سے اس مخصوص ادائیگی کی تاریخ مکمل مارک ہو جاتی ہے۔